Web社内報で情報共有とコミュニケーションを。役割やメリット、見られるWeb社内報作りのコツは?

社内報とは、会社の理念や経営方針、社内の伝達事項などを社員に広く発信するコミュニケーションツールです。最近、従来の紙媒体からWeb版の社内報へ移行する企業が増えていたり、社内報の形は企業毎に多岐にわたります。この記事では、Web社内報についてメリットやデメリット、ツールの選び方や導入にあたって知っておきたいポイントなどを解説します。

Web社内報で情報共有とコミュニケーションを。役割やメリット、見られるWeb社内報作りのコツは?

社内報とは

社内報とは、社内広報を行うためのツールとして制作された冊子やWeb、映像などの媒体のことをいいます。

Web社内報とは

Web社内報とは、従来紙媒体で発信してきた内容を、Web上で社内報コンテンツとして発信することをいいます。社内のICT整備により、従来紙媒体で配布されていた社内報もWeb版に切り替えを行う企業が増えています。Web社内報とはどんなものなのか、目的や概要について紹介します。

Web社内報の目的

紙媒体・Webを問わず、社内報は社内の情報を社員に共有するツールです。その内容は、会社の経営理念や経営陣の思い、ビジョン、決算報告はもちろん、社内で進行しているプロジェクトの紹介や社員紹介、お知らせ、コラムなど多岐にわたります。

コンテンツを通して会社の考えや理念をメンバーに伝えたり、思いへの共感を得るなど、社内のコミュニケーションを円滑にして情報共有を図り、モチベーションアップにつなげるのが社内報の目的です。

Web社内報はテレワーク時代だからこそ検討したいツール

コロナ禍で、これまでのようなFace to Faceでのコミュニケーションが減ってきている今。テレワークが一般的になったことで働く環境が変わり、社員同士の意思疎通が難しくなってきた面も懸念されています。Web社内報は対面での受け渡しが難しいコロナ禍において、ネットワークを介して社員同士がつながりを感じられるツールです。

Web社内報のメリット

導入するにあたり、Web社内報のメリットデメリットを確認しましょう。まずはメリットからご紹介します。

鮮度の高い情報をリアルタイムに発信可能できる

スピーディかつリアルタイムに情報を伝達できるのがWeb社内報最大のメリットです。紙の社内報は、作成してから発行までに時間がかかります。Web社内報であれば、Web上で記事制作が完了し即時公開ができ、公開後に加筆修正があっても容易に対応可能です。

コストを削減できる

Web社内報には、印刷コストがかからないというメリットも。もちろんWeb社内報システムの導入や運用にはコストがかかりますが、なかには無料で使えるツールもあります。

専門知識がなくても簡単に作成できる

Web社内報に特化したシステムを使えば、ブログ感覚で担当者が内容をスムーズに更新することも可能です。紙媒体の社内報と比べて関連情報とのリンク付けもできるため、読み手はより知りたい情報を引き出せるようになります。

情報共有がスムーズ

検索やタグなどWebサイトにある機能を使うことで、情報共有がスムーズに行えます。例えば、検索窓で過去の社内報から知りたい情報をすぐに見つけることができたり、タグページのURLを共有すれば、複数記事を一気に確認することができます。

読み手の反応を感じられる

Web社内報システムには、SNSのような読者側からリアクションが可能な機能を搭載しているものもあります。この機能を使えば、情報が一方通行にならず社内報を通して相互コミュニケーションを図れます。読み手のリアクションを見ればどんなコンテンツが社員に望まれているかを可視化しやすくなるので、作る側としてコンテンツ制作に活かすことが可能です。

Web社内報のデメリット

Web社内報にはデメリットもありますので、導入前に理解しておくことが大切です。

読み手に魅力的なコンテンツ作成が必要である

Web社内報と紙媒体の社内報における最大の違いは、情報伝達方式の違いです。紙媒体はPush方式と呼ばれ、読み手の意思にかかわらず手元に情報が配信される仕組み。これに対してWebはPull方式と呼ばれ、読み手側が読みたいという意思を持って情報にアクセスする必要があります。そのためWeb社内報には、読みたいと思わせるコンテンツ作成が求められるのです。

スマホやパソコンがないと読めない

Web社内報を読むためには、スマホやパソコンなどの機器が必要です。1人1台に端末がないパートやアルバイトがいる企業の場合、社内報閲覧のための機器が必要になります。

本当に伝えたいことが伝わらないリスクがある

Web社内報は、見たい情報を読み手側が選べます。そのため、会社が一番知ってほしい情報と読み手の読みたい情報が一致しないこともあるかもしれません。会社が伝えたい情報が必ずしも社員に伝達されるとは限らないため、伝えるための工夫が必要になります。

Web社内報制作ツールの選び方

Web社内報は一から自社で構築することも可能ですが、一般的なWebサイトと異なりメンバーだけが閲覧できる機能をつけるなど、社内報に必要な機能が存在するため、多くの企業がWeb社内報に特化したツールを導入しています。ここでは、Web社内報制作ツールの選び方についてご紹介します。

費用で選ぶ

Web社内報システムは、多くの場合初期導入費用と月額利用料が必要です。料金体系は機能や提供するベンダーでさまざま。費用対効果や予算、これまで社内報にかかっていた費用などを鑑みて比較検討しましょう。

使い勝手で選ぶ

Web社内報のメリットの1つ、スピード感のある情報発信のためには、ユーザーインターフェイスの使い勝手は最も重要です。担当者が扱いやすい仕様であること、直感的に記事制作更新、加筆修正ができるものをおすすめします。
また、運用が簡単なのもポイントです。Web社内報運用の手間を抑えたい場合は、サーバ管理の必要がないサービスを選ぶと良いでしょう。

データ解析機能で選ぶ

Web社内報は、システムによって収集する情報や解析するデータが異なります。導入前にどんな情報が欲しいのかを明確にしておくと、システムを選びやすいです。

セキュリティの高さで選ぶ

Web社内報には、社内の気密性の高い情報を掲載することもあるでしょう。そのため、関係者以外が容易にアクセスできないようにセキュリティ対策を施されているかも選ぶ基準となります。

社員に読んでもらえるWeb社内報作りのポイント

Web社内報はPull方式の情報発信ツールであるため、社員が読みたくなるようなコンテンツ作成が重要です。ここでは、社員に読んでもらえるコンテンツ作りのポイントを解説します。

社内報のコンセプトを明確にする

はじめに、Web社内報のコンセプトや目的を明確にしましょう。紙媒体と比べて簡単に作成・更新できるため、どんどんコンテンツが増えて大切な情報が埋もれてしまうおそれもあります。運営側は何を目的に社内報を発信しているのかを忘れずに、読まれるコンテンツづくりを心がけましょう。

読みたいと思われるコンテンツ作成を行う

せっかくWeb社内報を発信していても、社員が魅力を感じるコンテンツでなければアクセスは伸びません。システムのデータ解析機能を使いこなし、どんな情報が社員に求められているのかを分析してコンテンツ作成を行うことが重要です。

リアクションしやすいコンテンツを入れる

読み手からのリアクションが感じられることも、Web社内報の魅力の1つです。そのためWeb社内報には社内の大切な伝達事項だけでなく、社員が気軽に読めてリアクションしやすいコンテンツも適度に入れたいもの。例えば、季節ネタや社員インタビューなどが定番です。

成功する社内報運用ステップ

①社内報運営のゴールを決める

まずは何のために運営し、どうなったら目標達成なのかゴールを明確に設定し、関わるメンバー“全員”に周知しましょう。

②目的に合わせた運用しやすい媒体・ツールを選定

次に、運営担当者が扱いやすい媒体、ツールを選んで採用しましょう。わかりにくいシステムは一部の人しか扱えず、社内報自体が俗人化してしまうため担当者が疲弊してしまったり、更新頻度が上がらないなども…。社内報に関わるメンバーが更新しやすいツールを選んで、目的を達成できるようにすることが大切です。

③リソース確保

Web社内報を円滑にするためのリソース確保をしましょう。社内報は広報が担当することが多いと言われていますが、記事企画立案、取材、執筆・校正など一連の流れは工数がかかります。
採用にも関連するため、人事チームと連動したり、業務量を調整するなどしてスムーズな運営が行える体制を整えましょう。

④記事の企画立案・⑤記事制作、校正、公開

そして、記事企画立案、取材、執筆、編集、公開とメディアサイトと同様の流れを行います。自社にメディア運営経験者がいる場合はメンバーに加えたり、外部ライターに執筆を任せるなど必要に応じて外部リソースを使うことも有効です。

⑥データ解析、PDCAを回す

記事を公開したら、アクセス解析を行いましょう。リアクション機能がある場合は周りの反応も企画の参考にしたりしながら、PDCAを回しましょう。

初めてのWeb社内報なら「ザ社内報」がおすすめ

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私たちは、Web社内報に特化した「ザ社内報」というシステムを提供しています。ここでは、ザ社内報のおすすめポイントを紹介します。

ブログ感覚で誰でも簡単に構築

ザ社内報は、直感的で誰でも使いやすいユーザーインターフェイスが特徴。まるでブログのように簡単に記事作成ができます。管理画面もシンプルでわかりやすく、専門知識のない一般社員でも使いやすい仕様です。

相互コミュニケーション・アクセス分析機能が充実

SNSのようないいね!機能やコメントを書ける機能があり、読み手と書き手が相互にコミュニケーションを取りやすいツールです。独自開発のアクセス分析ツールがあるため、公開記事の反響をリアルタイムに確認できます。

運用開始までスピーディ

ウェブ社内報の申し込みから公開までは約1ヵ月。共通ドメインを利用するのであれば、運用開始は最長5営業日です。独自ドメインであっても、1週間以内で開始可能とスピーディに始められます。

低コストで導入可能

ザ社内報の初期導入費用は、15万円からです。月額利用料はアカウント1万人以下であれば、月5万円ととてもリーズナブル。もちろん1万人以上のアカウントを持つ企業でも、システム利用は可能です。

Web社内報で密な社内コミュニケーションを

紙媒体の社内報より簡単に情報発信可能なWeb社内報。リアルタイム更新やアクセス分析などWeb版だからこそできるメリットを活かして、社員同士の密なコミュニケーションを図りましょう。

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