社内報とは、社内広報を行うためのツールとして制作された冊子やウェブ、映像などの媒体のことをいいます。主に企業で制作され、社内メンバーや関係者に向けて配布、または公開される情報誌や報告書のことを指します。企業や組織内でのコミュニケーションの一環として、さまざまな目的で作成されています。

主な目的や役割は、以下になります。

社内での最新情報、プロジェクトの進捗状況、重要なニュース、業績などの情報を共有する手段として使用されます。

組織内のメンバーが互いの活動や業務内容を理解し、コミュニケーションを促進するためのツールとして活用されます。

企業のビジョン、ミッション、バリュー、成功事例などを伝え、組織の一体感や文化を醸成する役割を果たします。

社内報では、優秀な社員やチームの活躍を称えるための記事や、インタビューを掲載することが多くあります。

自社だけでなく業界全体の動向やトレンド、競合他社の情報を提供し、社内メンバーに業界に対する理解を深める機会を提供します。

社外に向けて、企業の活動や成果を広報する手段としても使用されることがあります。

:社内のイベントや研修、セミナーなどの告知を行い、参加者を募集するための情報を提供します。

社員からの提案や意見を募集し、社内報を通じて共有することで問題解決や意見交換の場を提供します。

WEB社内報とは、従来紙媒体で発信してきた内容を、WEB上で社内報コンテンツとして発信することをいいます。社内のICT*整備により、従来紙媒体で配布されていた社内報も、WEB版に切り替えを行う企業が増えています。WEB社内報とはどんなものなのか、目的や概要についてご紹介します。

*ICTとは…

WEB社内報の目的は、コンテンツを通して会社の考えや理念をメンバーに伝えたり、思いへの共感を得るなど、社内のコミュニケーションを円滑にして情報共有を図り、モチベーションアップにつなげることです。

紙媒体・WEBを問わず、社内報は社内の情報を社員に共有するツールです。その内容は、会社の経営理念や経営陣の思い、ビジョン、決算報告はもちろん、社内で進行しているプロジェクトの紹介や社員紹介、お知らせ、コラムなど多岐にわたります。

コロナ禍を経て、これまでのような対面でのコミュニケーションが減ってきている昨今。テレワークが一般的になったことで働く環境が大きく変わり、社員同士の意思疎通が難しくなってきているということも懸念されています。

WEB社内報は、対面からテレワークに働き方が変革した現代において、ネットワークを介して社員同士が身近につながりを感じられるツールです。

導入するにあたり、WEB社内報のメリット、デメリットを確認しましょう。まずはメリットからご紹介します。

WEB社内報最大のメリットは、スピーディかつリアルタイムに情報を伝達できることです。紙媒体の社内報は、作成してから発行までに、かなりの時間を要します。WEB社内報は、WEB上で記事制作が完了し、即時公開が可能です。

また、もし公開後に加筆修正があっても、WEB上で容易に対応できるため、常に鮮度の高い情報を発信することができるのです。

WEB社内報には、印刷コストがかからないというメリットがあります。WEB社内報のシステムの導入や運用にコストがかかりますが、都度発生する印刷代や制作にかかるリソース、配布の際の郵送費と比較すると、WEB社内報の方がコストダウンにつながります。

また、訂正がある場合や情報を更新したい時に、刷り直す必要もありません。WEB社内報の中には、導入がリーズナブルに行えるものや、無料で使えるツールもあります。

WEB社内報に特化したシステムを使えば、ブログ感覚で担当者が内容をスムーズに更新することも可能です。紙媒体の社内報と比べて、過去記事や関連情報とのリンク付けもできるため、読み手はより知りたい情報を引き出せるようになります。

検索やタグなどWEBサイトにある機能も使えるため、紙媒体の社内報に比べて格段に情報共有がスムーズに行えます。例えば、検索窓で過去の社内報から知りたい情報をすぐに見つけることができたり、タグページのURLを共有すれば、複数記事を一気に確認することができます。

また、過去記事は蓄積されていくので、新卒社員や中途社員、産休・育休中の社員など、情報を知りたい社員がWEB社内報を通して、いつでも会社の状況を確認することができる点も魅力の1つです。

WEB社内報システムには、いいねやコメント投稿など、SNSのような読者側からリアクションが可能な機能を搭載しているものもあります。この機能を使えば、情報が一方通行にならず、WEB社内報を通して相互コミュニケーションを図れます。

また、読み手のリアクションを見れば、どんなコンテンツが社員に望まれているかを可視化しやすくなるので、作る側も反応をコンテンツ制作に活かすことができます。

WEB社内報にはデメリットもありますので、導入前に理解しておくことが大切です。

WEB社内報と紙媒体の社内報における最大の違いは、情報伝達方式です。

紙媒体はPush方式と呼ばれ、読み手の意思にかかわらず手元に情報が配信される仕組みです。これに対してWEB媒体はPull方式と呼ばれ、読み手側が読みたいという意思を持って情報にアクセスする必要があります。

そのため、WEB社内報にはより読者に“読みたい”と思わせるコンテンツの制作が求められるのです。

WEB社内報を読むためには、ネット環境、そしてスマホやパソコンなどのデバイスが不可欠です。1人1台端末の用意がない企業の場合は、社内報閲覧のための機器が必要になります。

WEB社内報は、見たい情報を読み手側が選ぶことができます。そのため、会社として一番伝えたい情報と、読み手が読みたい情報が一致しない可能性もあります。会社が伝えたい情報が必ずしも社員に伝達されるとは限らないため、読み手に伝えるための工夫が必要になります。

WEB社内報は、1から自社で構築することも可能ですが、一般的なWEBサイトと異なる点も多いのが特徴です。

社員だけが閲覧できる会員機能が必要であったり、記事の公開や削除が誰にでもできないように、管理者権限を分ける必要があるなど、社内報に必要な機能が存在します。そのため、多くの企業がWEB社内報に特化したツールを導入しています。ここでは、WEB社内報制作ツールの選び方についてご紹介します。

WEB社内報システムは、多くの場合に初期導入費用と月額利用料が必要です。料金体系は、機能によってや提供するベンダーでさまざまです。

費用対効果や予算、これまで社内報にかかっていた費用などを鑑みて、比較検討しましょう。

WEB社内報のメリットの1つである「スピード感のある情報発信」のためには、ユーザーインターフェイスの使い勝手が最も重要です。

社内報制作の担当者が扱いやすい仕様であること、そして、直感的に記事制作更新・加筆修正ができるものをおすすめします。

また、運用の手軽さも重要なポイントです。WEB社内報運用の手間を抑えたい場合は、サーバ管理やセキュリティ対策の必要がないサービスを選ぶと良いでしょう。

WEB社内報は、システムによって収集する情報や解析するデータが異なります。導入前にどんな情報が欲しいのかを明確にしておくと、システムを選びやすいです。

ウェブサイトの分析ツールは、慣れていないとわかりにくいものも多くあります。導入するWEB社内報サービスに、わかりやすい分析機能がついているかなども、比較検討のポイントになります。

WEB社内報には、社内の気密性の高い情報を掲載することもあります。そのため、関係者以外が容易にアクセスできないように、セキュリティ対策が万全であるかという点も、選ぶ基準となります。

WEB社内報は、Pull方式の情報発信ツールであるため、社員が読みたくなるようなコンテンツ制作が重要です。ここでは、社員に読まれるコンテンツ作りのポイントをご紹介します。

はじめに、WEB社内報のコンセプトや目的を明確にしましょう。紙媒体と比べて簡単に作成・更新できるため、どんどんコンテンツが増える反面、大切な情報が埋もれてしまうおそれもあります。

運営側は、「何を」目的に社内報を発信しているのかを忘れずに、社員に読まれるコンテンツづくりを心がけましょう。

せっかくWEB社内報を使って情報発信をしても、社員が魅力に感じるコンテンツでなければアクセス数は伸びません。

記事を公開したら終わりではなく、システムのデータ解析機能を使いこなし、記事の反響やアクセス解析を行いましょう。どんな情報が社員に求められているのかをしっかりと分析して、次回のコンテンツ制作に活かし、PDCAを回すことが大切です。

また、社員に向けて定期的なアンケートを実施することもおすすめです。どんなコンテンツが読みたいか、社内報の内容に魅力を感じているのかなどのアンケートを実施することで、コンテンツ制作に活かせる意見が得られるでしょう。

読み手からのリアクションが感じられることも、WEB社内報の魅力の1つです。そのため、社内の大切な伝達事項だけでなく、社員が気軽に読めてリアクションしやすいコンテンツも適度に入れたいもの。例えば、季節ネタやランチネタ、社員インタビューなどが定番とされています。

まずは何のために運営し、どうなったら目標達成なのかゴールを明確に設定し、関わるメンバー“全員”に周知しましょう。

次に、運営担当者が扱いやすい媒体、ツールを選んで採用しましょう。わかりにくいシステムは一部の人しか扱えず、社内報自体が俗人化してしまうため、担当者が疲弊してしまったり、更新頻度が上がらないなどの弊害が発生することも…。

社内報に関わるメンバーが更新しやすいツールを選び、目的を達成できるようにすることが大切です。

WEB社内報を円滑にするためのリソース確保をしましょう。社内報は広報が担当することが多いと言われていますが、記事企画立案、取材、執筆・校正など、制作から公開までの一連の流れには、かなりの工数がかかります。

採用にも関係するため、人事チームと連動したり業務量を調整するなどして、スムーズな運営が行える体制を整えましょう。

そして、記事の企画立案〜取材〜執筆〜編集〜公開と、メディアサイトと同様の流れを行います。自社にメディア運営経験者がいる場合はメンバーに加えたり、外部ライターに執筆を任せるなど、必要に応じて外部リソースを使うこともおすすめです。

記事を公開したら、アクセス解析を行いましょう。リアクション機能がある場合は周りの反応も企画の参考にしたりしながら、PDCAを回しましょう。

弊社で提供しているWEB社内報特化型サービス「ザ社内報®︎」を導入いただいている企業様に、WEB社内報導入時の課題から運用、効果、今後の展開についてお話しいただきました。ぜひ、比較検討の参考にしてください。

スマートメディアでは、WEB社内報に特化したサービス「ザ社内報®︎」を提供しています。「ザ社内報」は、導入事例750社を超える実績のCMS「Clipkit®︎」のWEB社内報に特化したサービスです。WEB社内報でインナーブランディング・社内コミュニケーションの課題を発見・解決に導きます。

ここでは、ザ社内報®︎のおすすめポイントを紹介します。

「ザ社内報®︎」は、直感的で誰でも使いやすいユーザーインターフェイスが特徴。まるでブログのように簡単に記事作成ができます。管理画面もアイコン表示でわかりやすく、専門知識のない一般社員でも使いやすい仕様です。

SNSのようないいね！機能やコメントを書ける機能があり、部署や役職を超えてラフにコミュニケーションを取ることが出来ます。読み手と書き手が相互にコミュニケーションを取りやすいツールです。

実際に弊社内でも使用していますが、いいねが多いと励みになり、コメント機能によって他部署の社員同士がコミュニケーションをとる姿も多く見受けられます。

弊社独自開発のアクセス分析ツールで部署や個人単位でもコンテンツの反響を確認できます。

最短2週間で納品可能です。使いやすさを追求したテンプレートをすぐ使用いただけます。

「ザ社内報®︎」アプリでは、新着記事をプッシュ通知でお知らせ。鮮度のある記事をすぐにお知らせすることができます。

「ザ社内報®︎」の月額利用料はアカウント1万人以下であれば、月5万円ととてもリーズナブル。もちろん1万人以上のアカウントを持つ企業でも、システム利用は可能です。

※導入には別途初期費用がかかります。詳しくはお問い合わせください。


WEB社内報をご検討の方は、ぜひ一度お問い合わせください！

紙媒体の社内報より簡単に情報発信可能なWeb社内報。リアルタイム更新やアクセス分析などWeb版だからこそできるメリットを活かして、社員同士の密なコミュニケーションを図りましょう。